Was ist Organisationsverschulden und warum ist es für Hausverwaltungen so relevant?

Hausverwaltungen tragen eine große Verantwortung: Sie müssen den reibungslosen Betrieb von Wohn- und Gewerbeimmobilien sicherstellen, Eigentümer und Mieter gleichermaßen zufriedenstellen und dabei rechtliche Vorgaben einhalten. Doch was passiert, wenn organisatorische Fehler zu Problemen führen? Genau hier kommt der Begriff "Organisationsverschulden" ins Spiel.

‍

Was bedeutet Organisationsverschulden?

Organisationsverschulden liegt vor, wenn eine Organisation (z. B. eine Hausverwaltung) ihre internen Prozesse und Strukturen nicht so gestaltet, dass rechtliche oder vertragliche Pflichten ordnungsgemäß erfüllt werden können. Dies betrifft insbesondere die Auswahl, Schulung und Überwachung von Mitarbeitenden sowie die Gestaltung von Arbeitsabläufen.

Merkmale des Organisationsverschuldens:

          • Unzureichende Prozesse: Keine klaren Abläufe für wichtige Aufgaben wie Schadensmeldungen oder Abrechnungen.

          • Fehlende Dokumentation: Wichtige Entscheidungen oder Vorgänge werden nicht festgehalten.

          • Mangelhafte Kontrolle: Fehler bleiben unentdeckt, weil interne Kontrollmechanismen fehlen.

‍

Praxisbeispiele aus der Hausverwaltung

Um das Konzept greifbarer zu machen, schauen wir uns typische Beispiele aus der Praxis an:

1. Verspätete Schadensbearbeitung: Ein Mieter meldet einen Wasserschaden, doch die Schadensmeldung wird erst nach Wochen bearbeitet. Dadurch wird der Schaden größer und verursacht hohe Reparaturkosten. Ursache ist häufig ein unorganisierter Bearbeitungsprozess oder das Fehlen eines digitalen Tools zur Schadensverfolgung.
   ‍
2. Fehlende Dokumentation bei Eigentümerversammlungen: Die Beschlüsse einer Eigentümerversammlung werden nicht ordnungsgemäß protokolliert. Später kommt es zu Streitigkeiten, weil unklar ist, welche Entscheidungen getroffen wurden. Ohne klare Nachweise kann dies rechtliche Konsequenzen für die Hausverwaltung haben.
   ‍
3. Pflichtverletzungen bei der Verkehrssicherung: Ein Gehweg vor einer verwalteten Immobilie wird im Winter nicht rechtzeitig gestreut. Ein Passant stürzt und verletzt sich. Die Hausverwaltung wird zur Verantwortung gezogen, weil sie keine eindeutigen Prozesse für die Kontrolle und Ausführung der Verkehrssicherungspflichten eingerichtet hat.

‍

Rechtliche Konsequenzen bei Organisationsverschulden

Wenn eine Hausverwaltung ihre organisatorischen Pflichten verletzt, kann dies gravierende rechtliche und finanzielle Folgen haben:

          • Schadensersatzforderungen: Eigentümer oder Mieter können die Hausverwaltung auf Schadensersatz verklagen.

          • Reputationsverlust: Eine schlechte Organisation kann das Vertrauen in die Hausverwaltung nachhaltig schädigen.

          • Strafrechtliche Konsequenzen: In schweren Fällen, etwa bei grober Fahrlässigkeit, können auch strafrechtliche Folgen drohen.

‍

Checkliste: Wie Hausverwaltungen Organisationsverschulden vermeiden können

1. Prozesse standardisieren: • Erstellen Sie klare Abläufe für wiederkehrende Aufgaben wie Schadensmeldungen, Rechnungsprüfungen und Eigentümerversammlungen. Wichtig: Dokumentieren Sie diese Abläufe und legen Sie sie für jeden leicht zugänglich ab!
   ‍
2. Digitale Tools nutzen: • Verwenden Sie Software, die die Organisation erleichtert, etwa zur Schadensdokumentation, Fristenüberwachung und Kommunikation. Je mehr Sie hier automatisieren und standardisieren, desto mehr Zeit können Sie sparen.
   ‍
3. Mitarbeitende schulen: • Regelmäßige Weiterbildungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden über rechtliche und organisatorische Anforderungen informiert sind. Hier kommen mitunter auch Pflichten zum Tragen!
   ‍
4. Kontrollmechanismen einrichten: • Implementieren Sie ein Vier-Augen-Prinzip bei wichtigen Entscheidungen. Sorgen Sie weiterhin dafür, dass dokumentiert ist, wie es zu bestimmten Entscheidungen gekommen ist und wer diese getroffen hat!
   ‍
5. Dokumentation pflegen: • Halten Sie alle wichtigen Vorgänge schriftlich fest und archivieren Sie diese sicher. Für einige Dokumente gibt es Aufbewahrungspflichten, die Sie einhalten müssen. Diese können in seltenen Fällen bis zu 10 Jahre betragen!
   ‍
6. Externe Beratung einholen: • Lassen Sie Ihre Prozesse von externen Experten prüfen, um Schwachstellen aufzudecken.

‍

Fazit

Organisationsverschulden ist ein Risiko, das viele Hausverwaltungen unterschätzen. Doch mit klaren Prozessen, digitaler Unterstützung und gut geschulten Mitarbeitenden lassen sich organisatorische Fehler vermeiden. Durch proaktive Maßnahmen können Sie nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden und die Effizienz Ihrer Arbeit steigern. Eine gut organisierte Hausverwaltung ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern auch ein echter Wettbewerbsvorteil. Weiterhin ist auch das Arbeitsklima in gut strukturierten Betrieben bedeutend besser, was zu weniger Mitarbeiterfluktuation führt und die Hausverwaltung zusätzlich entlastet.

‍